آیین نامه وجین در کتابخانه های تابعه دانشگاه
این آیین نامه برای تعیین نحوه وجین منابع و مواد چاپی و غیر چاپی در کتابخانه های تابعه دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی تدوین شده است.
مقدمه: هدف از تدوین این آیین نامه یک دست سازی عمل وجین منابع و مواد (کتب فارسی کتاب لاتین نشریه مواد دیداری– شنیداری لوح فشرده و .).. در کتابخانه های تابعه دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی است.
وجین در علم کتابداری بیشتر با محتوای تصفیه و پالایش مجموعه کتابخانه از منابع و مواد اطلاعاتی بلا استفاده و یا از رده خارج و یا موادی که به ندرت از آنها استفاده می شود تعبیر شده است. برای آنکه کتابخانه تبدیل به انباری مرده از مواد و منابع اطلاعاتی بدون استفاده نشود عمل وجین منابع امری ضروری به نظر می رسد و این امر باید توسط کتابداران بطور دائمی و منظم انجام شود. برای وجین کردن مشکلاتی چون کمبود وقت، انتخاب کتابداران امر وجین و یا امکان انتخاب غلط در مورد حذف منابع وجود دارد. به همین منظور آیین نامه وجین منابع و مواد اطلاعاتی کتابخانه های تابعه دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی تدوین شده است تا با تلاش همکاران کتابدار در کتابخانه های تابعه دانشگاه به لحاظ محتوای اطلاعاتی شاهد مجموعه هایی پویاتر و جذابتر برای جامعه دانشگاهی باشیم. در مرحله اول علمیات وجین ارزیابی و بررسی درجه کفایت مجموعه منابع و مواد اطلاعاتی از طرف کتابداران هرکتابخانه ضروری است. برای ارزیابی مجموعهعمی بایستی به چند عامل مهم توجه داشت:
الف) ارزش محتوایی منابع و مواد ب) نوع تخصص و رشته جامعه استفاده کننده از کتابخانه ج) توجه به نوع کتابخانه، چرا که اهداف کتابخانه با توجه به نوع کتابخانه (دانشکده ای مرکز پزشکی آموزشی و درمانی و یا گروههای تخصصی) مختلف و متنوع است. د) میزان استفاده کم و یا زیاد از هر منبع در مجموعه کتابخانه که از عوامل مهم وجین و عدم وجین آن منبع محسوب می شود و توجه به این نکته امری ضروری است.
ماده :1تعاریف
دانشگاه: منظور دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی است.
کتابخانه مرکزی: منظور مدیریت منابع علمی کتابخانه مرکزی و اسناد دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی است.
کتابخانه تابعه: منظور از کتابخانه تابعه تمامی کتابخانه های تحت پوشا دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی اعم از کتابخانه های دانشکده ای مراکز پزشکی آموزشی و درمانی مراکز تحقیقاتی گروه های آموزشی خوابگاه ها و ... است.
وجین: علمل حذف کردن یا جابجا کردن نسخه های زائد منابع و موادی (کتب فارسی لاتین نشریه مواد دیداری – شنیداری لوح فشرده و ...) است که به ندرت مورد استفاده قرار می گیرند یا به کلی قابل استفاده نیستند.
کتابدار: کسی که دارای مدرک کارشناسی و یا بالاتر بوده و یا حداقل 8سال سابقه و تجربه عملی در کتابخانه های دانشگاه را داشته باشد.
مبادله: قراردادی که طبق آن کتابخانه منابع خود را به کتابخانه مؤسسه یا انجمن دیگر ارسال می کند و در مقابل منابع آن کتابخانه یا مؤسسه را دریافت می کند یا نسخه های تکراری خود را به کتابخانه دیگر می فرستند و در مقابل نسخه های دیگری از آنها دریافت می کند.
ویرایش: اگر نویسنده اصلی و یا شخص دیگری در متن منبع تغییراتی بدهد و منبع به چاپ برسد (حتی اگر در متن دست برده نشود) ویرایش نامیده می شود. اگر در قطع صحافی تصاویر و جاهای دیگر کتاب نیز تغییراتی داده شود ویرایش جدید تلقی می شود.
ماده :2اصول وجین
قبل از شروع عملیات وجین ابتدا عمل رف خوانی توسط کتابداران کتابخانه های مربوطه انجا می شود و تمامی منابع مجموعه ها از لحاظ منابع مفقودی امانت و موجودی کنترل و بازبینی می شود.
تبصره :1شروع کار وجین منابع در هر کتابخانه بدون انجام رف خوانی قبل از آن غیرممکن و ممنوع است.
تبصره :2برای انجام این کار کتابخانه ها به تشخیص سرپرست کتابخانه می توانند وظایف خدمات امانت خود را در مقطع زمانی مناسب تعطیل کنند تا کار با دقت بیشتری انجام شود.
تبصره :3کتابخانه های تابعه دانشگاه باید زمان مناسبی را برای کار وجین در نظر بگیرند. بهترین زمان پیشنهادی مقاطع زمانی تعطیلات بین دو تر تحصیلی و یا تعطیلات تابستان است.
تبصره :4سرپرست کتابخانه های تابعه دانشگاه می بایستی مشخصات کتب مفقودی را به کتابخانه مرکزی ارسال کنند.
ماده :3وجین کتب مرجع
با توجه به مفاهیم موجود در مقدمه کتابداران موظیند در این مرحله ابتدا کتب مرجع رشته های تخصصی مرکز مربوطه که از نظر زمان و ویرایش روزآمد می شود را تشخیص دهند سپس در صورت تهیه ویرایش های جدید در هر مجموعه به اندازه کافی ویرایش های قبلی را وجین کنند.
تبصره :1کتابداران می توانند در صورت نیاز و حسب تشخیص تعدادی از نسخ حداقل یک ویرایش قدیمی تر از ویرایش آخر کتاب را نیز در مجموعه خود و در کنار ویرایش های جدید نگهداری کنند.
ماده :4وجین نسخه های تکراری
نسخه های تکراری و فراوان از یک لنوان واحد و یک ویرایش واحد که به تشخیص کتابدار از اهمیت و استفاده آن کاسته شده است را می توان با نظر کتابدار به یک یا چند نسخه محدود کاهش داد.
ماده :5وجین منابع و مواد فرسوده
منابع و مواد فرسوده و مستعمل که امکان صحافی و یا اصلاح ندارند و از اعتبار علمی لازم برخوردار نیستند نیز جزء منابع وجینی محسوب می شوند.
ماده :6وجین منابع قدیمی
کتبی که از نظر ترجمه موضوع محتوا زمان یا ویرایش قدیمی شده اند و در طی سه سال گذشته استفیاده کننده ای نداشته اند بنا به نظر کتابداران می توانند وجین شوند.
ماده :7وجین منابع نامطلوب
منابعی که از نظر شرایط سیاسی اجتماعی یا فرهنگی نامطلوب تشخیص داده شوند بنا به تشخیص کتابداران و یا سرپرست کتابخانه مربوطه می بایست بطور جداگانه فهرستی از آنها تنظیم و به همراه نسخه ای از آن به کتابخانه مرکزی ارسال شود تا ضمن استعلام از شورای فرهنگی دانشگاه نسبت به وجینی بودن منابع مذکور اقدام و تشخیص نهایی را به کتابخانه مربوطه اعلام شود تا در صورت تأیید شورای فرهنگی منابع مذکور از مجموعه وجین شوند.
تبصره :1منابع و موادی با موضوعات ادبی سیاسی تاریخی مذهبی و کلیات شامل تعریف و روند وجین نمی شوند.
ماده :8وجین منابع غیر مرتبط با کتابخانه تابعه
منابع و موادی که در هنگام خرید اشتباها انتخاب و خریداری شده اند و مورد استفاده رشته های مربوط به کتابخانه مربوطه نمی باشند می توانند زیر نظر کتابخانه مرکزی با سایر کتابخانه های تابعه دانشگاه مبادله شوند.
ماده :9وجین نشریات ادواری و مجلات
در مورد نشریات ادواری و مجلات صرفا مواردی که بصورت تکی و یا اهدایی ارسال شده اند و از نظر محدوده زمانی قدیمی بوده (بیش از 2سال از انتشار آن گذشته باشد) و در حال حاضر نیز نسخ روزآمد آنها به کتابخانه مربوطه ارسال نمی شود می توانند وجین شوند.
تبصره :1لیست مشخصات کتابشناختی این نوع منابع و مواد می بایستی تنظیم و نسخه ای از آن به کتابخانه مرکزی ارسال شود تا در صورت نیاز کتابخانه های تابعه این منابع و مواد به کتابخانه های مذکور اهدا شود.
ماده :10تهیه لیست از منابع و مواد وجینی
تمامی کتابخانه ها موظفند لیست مشخصات کتابشناختی تمامی منابع و مواد وجینی خود را تنظیم کنند و پس از تأیید کتابخانه مرکزی و معاونت پژوهشی دانشکده یا معاونت آموزشی مرکزپزشکی آموزشی و درمانی منابع و مواد مذکور از دفتر ثبت و نرم افزار جامع کتابخانه حذف و مجوز نهایی وجین صادرشود و طبق
سیاست های اداری و مالی هر واحد نسبت به فروش اهداء امحاء و ...اقدام لازم صورت پذیرد.
این آیین نامه با یک مقدمه ده ماده و هفیت تبصره در تاریخ 1394/07/20به تصویب اعضای شورای تخصصی مدیریت منابع علمی کتابخانه مرکزی و اسناد رسید و از تاریخ ابلاغ لازم اجرا است و کلیه آیین نامه ها وبخشنامه های مغایر با آن لغو و بلا اثر اعلام می شود.