مسئول کارگزینی و دبیر خانه : طاهره احمدی
شماره تماس :02188773521 داخلی300
1- شرح وظایف کارگزینی:
انجام احکام و طبقه‌بندی پرسنل دانشکده.
رتبه‌بندی پرسنل بر اساس معیارهای مشخص شده.
مدیریت مرخصی‌ها و ذخیره مرخصی‌های پرسنل.
مورد شماره 1 که "کارگزینی" نام دارد، به فرآیند انتخاب و تعیین پرسنل جدید و مدیریت اطلاعات مرتبط با پرسنل در یک سازمان اشاره دارد. در دانشکده طب سنتی دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی، این فرآیند به وسیله‌ی کارورزان یا افراد مسئول انجام می‌شود. توضیحات بیشتر در مورد این فرآیند به شرح زیر است:
انجام احکام و طبقه‌بندی پرسنل دانشکده:
در این مرحله، کارورز یا فرد مسئول وظیفه‌ی انجام احکام پرسنل را دارد. این به معنای بررسی مدارک و اسناد مرتبط با پرسنل جدیدی است که می‌خواهند به دانشکده ملحق شوند. این مدارک شامل مدارک تحصیلی، تجربیات کاری، و سوابق حرفه‌ای افراد است. بر اساس این مدارک، تصمیم گیری در مورد استخدام یا رد درخواست افراد صورت می‌گیرد.
رتبه‌بندی پرسنل بر اساس معیارهای مشخص شده:
پس از انجام احکام، افراد مورد نظر بر اساس معیارهای مشخصی مانند تجربه کاری، تحصیلات، مهارت‌ها، و سایر عوامل، در یک لیست رتبه‌بندی می‌شوند. این لیست به مدیران دانشکده ارائه می‌شود تا تصمیم نهایی در مورد انتخاب پرسنل گرفته شود.
مدیریت مرخصی‌ها و ذخیره مرخصی‌های پرسنل:
کارورز یا فرد مسئول باید نیز مراقبت از مرخصی‌های پرسنل باشد. این شامل ثبت و مدیریت مرخصی‌های سالیانه و خاص پرسنل است. همچنین، ذخیره مرخصی‌ها و اطلاعات مرتبط با آنها برای مستندسازی و مرجع‌قرار دادن در آینده ضرور است.
فرآیند کارگزینی در دانشکده طب سنتی دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی به منظور جلب نیروهای با توانمندی‌ها و مهارت‌های مناسب برای تحقق اهداف وظایف دانشکده بسیار حیاتی است. این فرآیند به دقت و با رعایت قوانین و مقررات مربوط به استخدام و کارکنان انجام می‌شود تا افراد مناسب و کارآمد به تیم دانشکده اضافه شوند.
سامانه کارگزینی:
این سامانه به منظور جمع‌آوری، ثبت، و پیگیری اطلاعات مرتبط با فرآیند کارگزینی پرسنل استفاده می‌شود.
اطلاعاتی نظیر مشخصات پرسنلی متقاضیان شغل، سوابق تحصیلی و کاری، مهارت‌ها، مصاحبه‌های انجام شده، و نتیجه انتخاب در این سامانه ثبت می‌شود.
این سامانه به مدیران و کارکنان مسئول کارگزینی اجازه می‌دهد تا فرآیند کارگزینی را به صورت الکترونیکی مدیریت و پیگیری کنند.
2- بایگانی پرونده‌های پرسنل:
مرتب کردن و نگهداری پرونده‌های پرسنل به صورت منظم و مطابق با سیاست‌های دانشکده.
سامانه‌های مربوط به کارگزینی
مورد شماره 2، که به "بایگانی پرونده‌های پرسنل" اشاره دارد، به مدیریت و نگهداری پرونده‌های مرتبط با پرسنل در دانشکده طب سنتی دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی مرتبط است. این فرآیند در هر سازمانی بسیار مهم است و به منظور دسترسی سریع و موثر به اطلاعات پرسنلی و تاریخچه‌های آنها انجام می‌شود. توضیحات بیشتر در مورد این فرآیند به شرح زیر است:
جمع‌آوری پرونده‌های پرسنل:
در ابتدا، پرونده‌های پرسنل باید جمع‌آوری شوند. این پرونده‌ها شامل مدارک تحصیلی، اطلاعات شخصی، سوابق کاری، سوابق آموزشی، ترجمه‌های مربوط به مهارت‌ها و دوره‌های آموزشی، گزارش‌های ارزیابی عملکرد، مجوزها، و سایر مستندات مرتبط با پرسنل هستند.
سازماندهی و طبقه‌بندی پرونده‌ها:
پس از جمع‌آوری پرونده‌ها، آنها باید به یک سیستم سازماندهی شده منتقل شوند. این سیستم معمولاً شامل پوشه‌ها، فهرست‌ها، و سیستم‌های نامگذاری است که به مدیران و کارکنان دسترسی آسان به پرونده‌ها را فراهم می‌کند. به عنوان مثال، پرونده‌ها ممکن است بر اساس نام پرسنل، شماره پرسنلی، یا واحد سازمانی مرتب شوند.
نگهداری و حفاظت از پرونده‌ها:
پرونده‌ها باید در محیطی امن نگهداری شوند تا از از دست رفتن، خرابی یا دسترسی غیرمجاز محافظت شوند. این می‌تواند در اتاقی مخصوص با قفل و دسترسی محدود به افراد مخصوص باشد. همچنین، ممکن است نسخه‌های الکترونیکی از پرونده‌ها در سیستم‌های امنیتی ذخیره شوند.
دسترسی به اطلاعات پرونده‌ها:
مهم‌ترین قسمت از این فرآیند، دسترسی به اطلاعات پرونده‌ها توسط افراد مجاز است. این افراد ممکن است کارکنان مدیریت پرسنل، کارورزان، یا افرادی با وظایف مشخص دیگر باشند. این دسترسی باید با دقت مدیریت شود تا اطلاعات حساس و محرمانه محافظت شود.
تاریخچه و مستندسازی:
هرگاه تغییراتی در پرونده پرسنلی اعمال شود، مانند تغییر شغلی، افزودن مهارت‌های جدید، یا اخراج پرسنل، باید تغییرات به دقت ثبت و در تاریخچه پرونده‌ها مستند شوند. این کار برای اطمینان از داشتن اطلاعات دقیق و به‌روز بسیار حیاتی است.
مهارت‌های مرتبط با بایگانی پرونده‌ها: افرادی که مسئول بایگانی پرونده‌های پرسنل هستند، باید دارای مهارت‌های مرتبط با مدیریت اسناد و آرشیو باشند. این مهارت‌ها شامل سازماندهی، دقت، محرمانگی، و دانش اسناد و مستندات است.
3- تایمکس:
مدیریت ورود و خروج پرسنل در سامانه تایمکس.
ثبت و پیگیری اطلاعات مربوط به کارگزینی پرسنل در سامانه‌های مرتبط.
مورد شماره 3 که به "سامانه‌های مربوط به کارگزینی و تایمکس" اشاره دارد، به استفاده از نرم‌افزارها و سیستم‌های مختلف برای مدیریت فرآیندهای مرتبط با کارگزینی و تایمکس پرسنل در دانشکده طب سنتی دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی مرتبط است. این سامانه‌ها به منظور بهبود کارایی و دقت در مدیریت اطلاعات پرسنلی و زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند. توضیحات بیشتر در مورد این فرآیند به شرح زیر است:
سامانه تایمکس:
این سامانه برای ثبت و مدیریت زمان حضور و غیاب پرسنل به کار می‌رود.
کارکنان و پرسنل از طریق این سامانه ورود و خروج خود را ثبت می‌کنند.
این سامانه به مدیران اطلاعاتی دقیق از تایمکس کارکنان را ارائه می‌دهد، که در پردازش حقوق و مزایا، محاسبه مرخصی و مسائل مشابه بسیار مفید است.
مدیریت اطلاعات مرتبط با کارگزینی:
این بخش از سامانه شامل ثبت و مدیریت اطلاعات مرتبط با کارگزینی مانند آگهی‌های استخدامی و پیشنهادات ویژه برای جذب نیروی انسانی می‌شود.
اطلاعات مرتبط با مصاحبه‌ها، آزمون‌ها، و انجام مراحل کارگزینی در این سامانه ثبت می‌شود.
گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها:
این سامانه‌ها معمولاً قابلیت تولید گزارش‌ها و تحلیل داده‌ها را دارند که به مدیران و مسئولان منابع انسانی کمک می‌کند تا بهترین تصمیمات را برای کارگزینی و مدیریت پرسنل بگیرند.
این گزارش‌ها می‌توانند شامل آمارهای حضور و غیاب پرسنل، تاریخچه کارگزینی، تحلیل مهارت‌ها و نیازهای کاری و غیره باشند.
4- سامانه نیروهای شرکتی و دبیرخانه:
مشارکت در اجرا و مدیریت امور مربوط به سامانه نیروهای شرکتی و دبیرخانه دانشکده.
مورد شماره 4 که به "سامانه نیروهای شرکتی و دبیرخانه" اشاره دارد، به استفاده از نرم‌افزارها و سیستم‌های مختلف برای مدیریت فرآیندها و اطلاعات مرتبط با نیروهای شرکتی و دبیرخانه در دانشکده طب سنتی دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی مرتبط است. این سامانه‌ها به منظور بهبود کارایی و دقت در مدیریت منابع انسانی، ارتقاء ارتباطات داخلی، و سهولت در انجام وظایف دبیرخانه استفاده می‌شوند. توضیحات بیشتر در مورد این فرآیند به شرح زیر است:
سامانه نیروهای شرکتی:
این سامانه به ثبت و مدیریت اطلاعات مرتبط با نیروهای شرکتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نیروها ممکن است مدیران عالی، مدیران واحد، یا افراد با وظایف مشخص دیگر باشند.
اطلاعاتی نظیر مشخصات فردی، مهارت‌ها، سوابق شغلی، مجوزها، و دیگر مستندات مرتبط با نیروهای شرکتی در این سامانه ثبت می‌شود.
این سامانه به مدیران منابع انسانی و دیگر افراد مسئول مدیریت نیروهای شرکتی امکان دسترسی به اطلاعات اصلی و ضروری را می‌دهد.
سامانه دبیرخانه:
سامانه دبیرخانه برای مدیریت اطلاعات و فرآیندهای مربوط به دبیرخانه دانشکده استفاده می‌شود. دبیرخانه معمولاً مسئولیت‌هایی نظیر مدیریت اسناد، جلسات، اعلان‌ها، و تبادل اطلاعات داخلی دانشکده را بر عهده دارد.
این سامانه به دبیرخانه امکان مدیریت اسناد الکترونیکی، تقویم رویدادها و جلسات، تبادل ایمیل، و دیگر وظایف دبیرخانه را فراهم می‌کند.
همچنین، سامانه دبیرخانه ممکن است قابلیت‌های مدیریت کارتابل، برنامه‌ریزی و اختصاص وظایف به اعضای دبیرخانه را داشته باشد.
5- ارزیابی عملکرد کارکنان:
مشارکت در فرآیند ارزیابی عملکرد پرسنل.
تجزیه و تحلیل نتایج ارزیابی و ارائه پیشنهادات به مدیران.
مورد شماره 5 که به "ارزیابی عملکرد کارکنان" اشاره دارد، به فرآیندی ارزیابی و ممیزی عملکرد کارکنان در دانشکده طب سنتی دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی مرتبط است. این فرآیند معمولاً به صورت دوره‌ای انجام می‌شود تا عملکرد کارکنان ارزیابی شده و بهبود آن ترویج یابد. توضیحات بیشتر در مورد این فرآیند به شرح زیر است:
تعیین معیارهای ارزیابی:
در این مرحله، معیارهایی که برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده می‌شود، تعیین می‌شوند. این معیارها ممکن است شامل اهداف شغلی، مهارت‌ها، تعهد به کار، تعاملات تیمی، توانایی‌های فنی، و سایر عوامل مرتبط با عملکرد باشند.
جمع‌آوری داده‌های عملکرد:
اطلاعات مرتبط با عملکرد کارکنان، معمولاً توسط مدیران مستقیم کارکنان و همچنین خود کارکنان به عنوان بازخورد‌ها و ارزیابی‌ها جمع‌آوری می‌شوند.
این داده‌ها ممکن است شامل نمرات، اظهارنظرها، افتراقات مثبت و منفی، و سایر اطلاعات مرتبط با عملکرد باشند.
ارزیابی و تحلیل داده‌ها:
داده‌های جمع‌آوری شده تحت عملیات ارزیابی و تحلیل قرار می‌گیرند. این تحلیل ممکن است شامل مقایسه عملکرد کنونی با اهداف و معیارهای تعیین شده، تعیین نقاط قوت و ضعف، و تدوین نتایج نهایی باشد.
ارائه بازخورد به کارکنان:
نتایج ارزیابی به کارکنان اعلام می‌شود تا از عملکرد خود آگاه شوند. این بازخورد ممکن است شامل تعیین نقاط قوت و ضعف، توصیه‌ها برای بهبود عملکرد، و تعیین اقدامات تصحیحی باشد.
تعیین اقدامات تصحیحی:
بر اساس نتایج ارزیابی، اقدامات تصحیحی تعیین می‌شوند. این اقدامات ممکن است شامل دوره‌های آموزشی، تغییرات در وظایف شغلی، تعیین اهداف جدید، و سایر تغییرات مرتبط با بهبود عملکرد باشند.
مراقبت از مستندات:
تمام مستندات مربوط به ارزیابی عملکرد کارکنان باید به دقت نگهداری و آرشیو شوند. این مستندات می‌توانند در مورد تصمیم‌گیری‌های آتی و همچنین در مورد ارتقاء‌ها و پاداش
6- آموزش کارکنان:
مشارکت در برگزاری دوره‌های آموزشی برای پرسنل دانشکده.
مورد شماره 6 که به "آموزش کارکنان" اشاره دارد، به فرآیند آموزش و ارتقاء مهارت‌ها و دانش کارکنان در دانشکده طب سنتی دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی مرتبط است. این فرآیند به منظور افزایش توانمندی‌ها، به‌روزرسانی دانش، و ارتقاء عملکرد کارکنان انجام می‌شود. توضیحات بیشتر در مورد این فرآیند به شرح زیر است:
شناسایی نیازهای آموزشی:
در این مرحله، نیازهای آموزشی کارکنان شناسایی می‌شوند. این نیازها ممکن است بر اساس نوع شغل، تغییرات در فناوری‌ها، موظفیت‌های جدید، یا دیگر عوامل مرتبط با عملکرد شغلی کارکنان باشند.
طراحی و توسعه برنامه‌های آموزشی:
بر اساس نیازهای شناسایی شده، برنامه‌های آموزشی طراحی و توسعه داده می‌شود. این برنامه‌ها ممکن است شامل کلاس‌های آموزشی، دوره‌های آموزشی آنلاین، کارگاه‌ها، و دیگر فرصت‌های آموزشی باشند.
اجرای برنامه‌های آموزشی:
برنامه‌های آموزشی اجرا می‌شوند و کارکنان به آموزش‌های مورد نیاز دسترسی پیدا می‌کنند. این ممکن است به وسیله مدرسان داخلی یا خارجی انجام شود.
ارزیابی عملکرد در دوره‌های آموزشی:
در طول دوره‌های آموزشی، عملکرد کارکنان ارزیابی می‌شود تا اطمینان حاصل شود که آنها مفاهیم آموزشی را درک کرده و مهارت‌های لازم را کسب کرده‌اند.
پیگیری و ارزیابی نتایج:
پس از اتمام دوره‌های آموزشی، نتایج و اثرات آموزش بر روی عملکرد کارکنان پیگیری و ارزیابی می‌شود. این ارزیابی ممکن است شامل ارزیابی تغییرات در عملکرد شغلی، بهبود مهارت‌ها، و ارتقاء توانمندی‌ها باشد.
ارتقاء آموزش‌ها:
بر اساس نتایج ارزیابی، برنامه‌های آموزشی به‌روزرسانی می‌شوند و به تطابق با نیازهای جدید کارکنان تنظیم می‌شوند. این فرآیند ممکن است به مرور زمان تکرار شود.
ثبت و مستندسازی:
تمامی اطلاعات مرتبط با برنامه‌های آموزشی، شرکت‌کنندگان، نتایج ارزیابی، و سایر جزئیات آموزشی باید به دقت ثبت و مستندسازی شوند. این اطلاعات برای مرجع‌قرار دادن و پیگیری آموزش‌ها در آینده بسیار مهم هستند.
